Telephone Operator (m/w/d) PBX Operator

Wir suchen einen PBX Operator für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Vienna.

Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 138 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere Behandlungsräume, einen Swimmingpool und ein gut ausgestattetes Fitnesscenter umfasst. Für Veranstaltungen und gesellschaftliche Anlässe stehen zudem verschiedene flexibel gestaltbare Bankett- und Tagungsräume zur Verfügung.

Die 22 Residenzen im Mandarin Oriental werden sich in den beiden obersten Stockwerken des Gebäudes befinden und über einen privaten Zugang zum Dach verfügen. Mehrere der Apartments bieten Außen-Terrassen und atemberaubende Ausblicke über die Stadt. Diese gehören zu den exklusivsten Wohnungen der Stadt, wobei die Eigentümer den legendären Service des Mandarin Oriental und den direkten Zugang zu den Hoteleinrichtungen genießen werden.

Mandarin Oriental, Vienna will be housed in a heritage building and comprise 138 guestrooms and suites surrounding a courtyard in the centre of the property, incorporating a restaurant, bar and outdoor garden. The property will also house a Spa at Mandarin Oriental featuring a series of treatment rooms, a swimming pool and a well-equipped fitness centre. A range of adaptable banqueting and meeting spaces will be available for events and social occasions.

The 22 Residences at Mandarin Oriental will be located on the top two floors of the building and will have private access to the roof, with several of the apartments offering outdoor terraces and stunning citywide views. These will be some of the most exclusive apartments in the city, with owners enjoying Mandarin Oriental's legendary service and direct access to the hotel's facilities.

Anstellungsart: Vollzeit

Aufgaben

Als PBX Operator sind Sie für folgende Aufgaben verantwortlich:

• Telefonservice: Alle eingehenden Anrufe entgegennehmen, freundlich und effizient weiterverbinden, gemäß den MOHG-Standards.
• Qualitätsstandards einhalten: Standards wie LQE und Forbes stets einhalten und über neue Standards regelmäßig mit dem Vorgesetzten informieren.
• Erster Ansprechpartner für Gäste: Bei Anfragen, Feedback und Servicewünschen der Gäste als erste Kontaktstelle fungieren.
• Weckruf-Service: Weckrufe perfekt durchführen und die entsprechenden Aufzeichnungen führen.
• Gäste- und Mitarbeiteranfragen: Unterstützung bei Anfragen zu Hotelservices, Wegbeschreibungen und allgemeinen Informationen.
• Notfallkommunikation: Im Notfall als Kommunikationszentrum für das Hotel fungieren.
• Telefonische Unterstützung: Unterstützung für Reservierungen, Restaurant, Front Office und Room Service bei Bedarf.
• Anrufprotokolle führen: DDD- und IDD-Anrufe genau dokumentieren.
• Hoteldaten aktuell halten: Über Telefonverzeichnisse, neue Mitarbeiter, Notfallprozeduren und Sonderaktionen informiert bleiben.
• Nachrichtenservice: Nachrichten genau für Gäste aufnehmen und zeitnah zustellen.
• Teamarbeit: Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs.
• Datenschutz und Privatsphäre: Gästedaten in Übereinstimmung mit den Datenschutzrichtlinien verwalten und aktualisieren.
• Systemüberwachung: Telefonprobleme überwachen und die entsprechenden Abteilungen schnell informieren, um Unzufriedenheit zu vermeiden.
• MOWow Moments kreieren: Unvergessliche Erlebnisse für Gäste schaffen, die sie überraschen und inspirieren.

Responsibilities as a PBX Operator:

• Telephone Service: Answer all incoming calls and transfer them to the appropriate extension in a friendly and efficient manner according to MOHG standards.
• Uphold Quality Standards: Ensure adherence to standards such as LQE and Forbes and stay informed about new standards by consulting with your supervisor.
• First Point of Contact for Guests: Act as the first point of contact for guest inquiries, feedback, and service requests.
• Wake-up Call Service: Accurately perform wake-up calls and maintain appropriate records.
• Guest and Employee Inquiries: Assist with inquiries regarding hotel services, directions, and general information.
• Emergency Communication: Serve as the communication center for the hotel in case of an emergency.
• Telephone Support: Provide phone support for Reservations, the Restaurant Department, Front Office, and Room Service when needed.
• Call Log Management: Keep a detailed record of all DDD (Domestic Direct Dial) and IDD (International Direct Dial) calls.
• Stay Updated on Hotel Information: Stay informed about phone directories, new staff, emergency procedures, special promotions, and general hotel product knowledge.
• Message Service: Take messages for guests accurately and deliver them in a timely manner.
• Teamwork: Collaborate with other departments to ensure smooth operations.
• Data Protection and Privacy: Manage and update guest data in accordance with data protection policies.
• Monitor Telephone System: Monitor telephone system issues and inform the relevant departments promptly to avoid guest dissatisfaction.

Create MOWow Moments: Create unforgettable experiences for guests that surprise and inspire them.

Profil

Von Ihnen als PBX Operator erwarten wir:

• Fachkenntnisse: Sehr gute Kenntnisse der Hotelservices, Zimmerarten, Restaurantkonzepte und Dienstleistungen.
• Gastorientierung: Hohe Serviceorientierung, Bereitschaft, Gästeanliegen schnell und professionell zu bearbeiten.
• Kommunikationsfähigkeiten: Ausgezeichnete verbale, schriftliche und non-verbale Kommunikationsfähigkeiten.
• Teamarbeit und Zusammenarbeit: Fähigkeit zur engen Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.
• Flexibilität und Problemlösungsfähigkeit: Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld ruhig und lösungsorientiert zu agieren.
• Kulturelle Sensibilität: Sensibilität für die Bedürfnisse und kulturellen Unterschiede unserer internationalen Gäste.
• Hohe Standards: Verantwortungsbewusstsein für hohe persönliche Hygiene-, Verhaltens- und Grooming-Standards.
• Erfahrung in der Hotellerie: Erfahrung im Bereich Telefonzentrale oder ähnliche Positionen von Vorteil.

What We Expect from You as a PBX Operator:

• Expert Knowledge: Good understanding of hotel services, room types, restaurant concepts, and services.
• Guest-Oriented: Strong service orientation and the ability to address guest concerns quickly and professionally.
• Communication Skills: Excellent verbal, written, and non-verbal communication skills.
• Teamwork: Ability to work closely with other departments to ensure a smooth operation.
• Flexibility and Problem-Solving Skills: Ability to remain calm and solutions-focused in a dynamic environment.
• Cultural Sensitivity: Sensitivity to the needs and cultural differences of our international guests.
• High Standards: A strong sense of responsibility for personal hygiene, behavior, and grooming standards.
• Experience in the Hospitality Industry: Previous experience in a PBX or similar role is advantageous.

Wir bieten

Wir schenken unserem/ unserer PBX Operator weltklasse Vorteile, einschliesslich, aber nicht beschränkt auf:

• Kostenlose Mahlzeiten.

• Unterstützung beim öffentlichen Nahverkehrsticket (€365,00).

• Rabatte auf Hotelübernachtungen und F&B innerhalb der gesamten Gruppe.

• Anerkennungs- und Belohnungsprogramme für Kollegen.

• Spannende Trainings- und Entwicklungsmöglichkeiten.

• Globale Karrierefortschritte und Transfermöglichkeiten.

• Events und Wellness-Programme für Kollegen.

Das kollektivvertragliche monatliche Mindestbruttogehalt für diese Position liegt bei € 2.178,00 Die Bereitschaft zur Überzahlung ist für diese Position selbstverständlich gegeben und richtet sich nach Ihren Qualifikationen und Berufserfahrungen.

We offer our PBX Operator world class benefits, including but not limited to:

• Free meals.
• Support with public transport tickets (€365.00).
• Discounts on hotel stays and F&B within the entire group.
• Recognition and reward programs for colleagues.
• Exciting training and development opportunities.
• Global career advancement and transfer opportunities.
• Events and wellness programs for colleagues.

The minimum gross monthly salary for this position is € 2,178 according to the collective agreement. We are of course prepared to overpay for this position depending on your qualifications and professional experience.

Do you want to be part of this unique pre-opening?

We look forward to receiving your application!

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