Administrative Services Manager

Who We Are

Our strategy? To be anything but typical strategy consultants! Our unconventional nature is embedded deep in our DNA. Over 60 years ago, BCG shook up the world of strategy consulting. Now, it has grown to become one of the world leaders in the field. How do we manage to stay ahead of the pack? The answer is simple: by reinventing ourselves every day and providing a home with diverse career opportunities to the best talent and most creative minds all over the world. And by giving you the chance to make an impact in business and society. BCG stands for authenticity, exceptional work, and strong integrity. Once you've become part of the Group, we'll help you find your path, unleash your potential, effect change, and advance the world.

Your business is our business. If our Business Management and Operations Team had a slogan, that's what it would be. The fact is, though, that the members of this team are far too busy ensuring our consultants' work is efficient and productive to have the time to come up with slogans. Whether Executive or Management Assistant, Receptionist, Facility Staff member, Team Lead, or Office Manager: Each and every member of the Business Management and Operations Team contributes directly to our consultants' success-and thus to that of our clients.

Unsere Strategie? Keine typische Strategieberatung zu sein! Und das ist tief in unserer DNA verankert. Vor über 60 Jahren hat BCG die Strategieberatung auf den Kopf gestellt und ist zu einer weltweit führenden Unternehmensberatung aufgestiegen. Wie wir es schaffen, an der Spitze zu bleiben? Ganz einfach: indem wir uns jeden Tag neu erfinden und den besten Talenten und kreativsten Köpfen aus der ganzen Welt ein Zuhause und vielfältige Karrieremöglichkeiten bieten. Wir geben dir die Chance, einen spürbaren Einfluss auf Wirtschaft und Gesellschaft zu nehmen. BCG steht für Authentizität, außergewöhnliche Arbeitsleistung und ausgeprägte Integrität. Gehörst du erst einmal zur Group, unterstützen wir dich dabei, deinen Weg zu gehen, dein Potenzial freizusetzen, den Wandel mitzugestalten und die Welt weiter voranzubringen.

Your business is our business. Wenn unser Business Management and Operations Team einen Slogan hätte, wäre es dieser. Hat es aber nicht, denn die Kolleg:innen sind viel zu sehr damit beschäftigt, den effizienten und produktiven Ablauf der Arbeit unserer Beraterteams sicherzustellen, als dass sie Zeit hätten, sich irgendwelche Slogans auszudenken. Egal ob Executive und Management Assistant, Receptionist, Mitglied des Facility Staff, Team Lead oder Office Manager: jede:r Einzelne trägt hier direkt zum Erfolg unserer Berater:innen bei - und damit auch zu dem unserer Kunden.

What You'll Do

As a process-oriented and dynamic Executive Assistant Team Manager, you'll play a central role in our Berlin office: Not only will you be responsible for all of our Executive Assistants (EA) in the Berlin office; you'll also be key in shaping our office culture there. Personnel responsibility for the approximately 25 EAs in our Berlin office will be your job, including the management and coordination of local EA services and related administrative processes. In addition to disciplinary leadership, this includes recruiting, staffing, support, and professional development. Your short- and long-term capacity planning will enable a high degree of flexibility while ensuring excellent assistant service at all times, in addition to your process-oriented approach and openness to change as you proactively scrutinize existing processes and optimize them as needed. As a competent and reliable sparring partner for our Managing Directors in Berlin, you'll function as the interface between consultants and our EA cohort. Your communication skills and confident yet approachable manner will make you a valued confidant and advisor to our employees.

Als prozessaffiner und dynamischer Executive Assistant Team Manager (w/m/d) nimmst du eine zentrale Position innerhalb unseres Büros ein: Du verantwortest nicht nur unseren gesamten Berliner Executive-Assistants-(EA-)Bereich, sondern prägst zudem nachhaltig unsere Office-Kultur. Dir obliegt die Personalverantwortung für den EA-Bereich (ca. 25 EAs) inkl. Verwaltung und Koordination der lokalen EA-Dienstleistungen sowie der damit verbundenen administrativen Abläufe. Dazu zählen neben der disziplinarischen Führung auch die Rekrutierung, die Einsatzplanung sowie die Personalbetreuung und entwicklung aller EAs.
Du planst Kapazitäten kurz- und langfristig, um ein hohes Maß an Flexibilität und einen jederzeit exzellenten Assistenzservice sicherzustellen. Darüber hinaus bist du prozessaffin und offen für Veränderungen. Deshalb hinterfragst du bestehende Prozesse und optimierst diese bei Bedarf. Als kompetenter und vertrauensvoller Sparringspartner für die Berliner Geschäftsführer:innen bildest du die Schnittstelle zwischen Berater:innen und unserem EA-Bereich. Dein kommunikatives Geschick sowie dein souveränes und zugleich empathisches Auftreten machen dich zu einer geschätzten Ansprechperson für unsere Mitarbeiter:innen.

What You'll Bring

• You have completed commercial training or a college or university degree and have a number of years of experience in a similar position.
• You believe in holistic personnel work, which you ideally combine with leadership experience.
• Your penchant for process optimization and grasp of numbers make you stand out.
• Ideally, you have experience with both secretarial staff and deployment planning.
• You are proficient in the MS Office suite.
• Your written and spoken German and English language skills are excellent.
• Confidence and an empathic personality round out your profile

You're good at

• You see yourself as a talent in coordination and organization.
• With your creative drive and strong sense of responsibility, you address topics proactively and move them forward. You're open to new things, view change as an opportunity, and are able to get others enthused about your goals.
• You impress with your process-oriented, analytical, and thorough work style.
• With your above-average service orientation and excellent communication skills, you win over internal and external stakeholders alike. Your dealings with employees, applicants, and consultants of all seniority levels is unfailingly competent, professional, and confident.
• Your empathy is tangible, your tact impeccable, and your diplomatic skills well honed. You also have an unerring feel for nuance.
• Absolute integrity and trustworthiness are second nature to you.
• You are flexible, creative, and pragmatic, and teamwork is very important to you.

Deine Erfahrungen und Qualifikationen

• Du besitzt eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium und mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position.
• Du überzeugst mit deiner Begeisterung für ganzheitliche Personalarbeit und bringst idealerweise Führungserfahrung mit.
• Eine hohe Affinität für Prozessoptimierung und ein gutes Zahlenverständnis zeichnen dich aus.
• Im Idealfall hast du bereits Berufserfahrung im Assistenzbereich gesammelt und bringst Erfahrung in der Personaleinsatzplanung mit.
• Das MS-Office-Paket beherrschst du sicher.
• Deine Deutsch- und Englischkenntnisse sind exzellent in Wort und Schrift.
• Sicheres Auftreten und eine empathische Persönlichkeit runden dein Profil ab.

Deine Eigenschaften

• Du bezeichnest dich selbst als Koordinations- und Organisationstalent.
• Durch deinen großen Gestaltungs willen und dein starkes Verantwortungsbewusstsein treibst du Themen proaktiv voran. Hierbei bist du offen für Neues, siehst Veränderungen als Chance und kannst andere für deine Ziele begeistern.
• Du überzeugst mit deiner prozessorientierten und analytischen Arbeitsweise und gehst Dingen gerne auf den Grund.
• Mit deiner überdurchschnittlichen Serviceorientierung und deiner ausgeprägten Kommunikationsfähigkeit gewinnst du sowohl interne als auch externe Stakeholder. Dabei begegnest du Mitarbeiter:innen, Bewerber:innen und Berater:innen aller Senioritätsstufen zu jeder Zeit auf kompetente, professionelle und souveräne Weise.
• Du punktest durch deine spürbare Empathie, dein Fingerspitzengefühl und dein diplomatisches Geschick. Darüber hinaus besitzt du ein gutes Gespür für Zwischentöne.
• Absolute Integrität und Diskretion sind für dich selbstverständlich.
• Du bist flexibel, kreativ und pragmatisch. Teamfähigkeit wird bei dir großgeschrieben.

Who You'll Work With

You'll be part of a diverse, dynamic team, whose members will make sure you get a good start in Berlin and always be there for you with advice and support. You will also have numerous interfaces to the various functions at BCG and other operative teams throughout the entire organization.

Dich erwartet ein vielfältiges und dynamisches Team, das nicht nur dafür sorgt, dass du bei uns in Berlin von Anfang an richtig gut ankommst, sondern das dir jederzeit mit Rat und Tat zur Seite steht. Darüber hinaus wirst du zahlreiche Schnittstellen zu den verschiedenen Funktionen innerhalb von BCG sowie zu anderen operativen Teams in der gesamten Organisation haben.

Additional info

GROUP SPIRIT

• In the spirit of the Group, we're so much more than our daily business. You can look forward to frequent team-building and office activities, from summer and sports to Christmas and social events.

WORKING LIFE

• In the Group, you can be assured of receiving an attractive, competitive . click apply for full job details